Hej!

Jag skulle vilj ha hjälp med en uppgift där jag ska beräkna hur många besöksrum som behöver utnyttjas vid en viss variation av patienbesök.

Jag har fått en lång lista av besök under ett år (ca 7000 rader) med bl.a. datum och inskrivningstid. Varje besök tar 90 minuter. Hur kan jag beräkna hur många rum som behövs varje dag?

Här är ett exempel på första dagens besök:

besdat	inskrtid
2012-01-02	2012-01-02 10.00.00
2012-01-02	2012-01-02 10.00.00
2012-01-02	2012-01-02 10.30.00
2012-01-02	2012-01-02 10.45.00
2012-01-02	2012-01-02 11.00.00
2012-01-02	2012-01-02 11.00.00
2012-01-02	2012-01-02 13.00.00
2012-01-02	2012-01-02 13.00.00
2012-01-02	2012-01-02 13.00.00
2012-01-02	2012-01-02 13.00.00
2012-01-02	2012-01-02 13.00.00
2012-01-02	2012-01-02 13.30.00
2012-01-02	2012-01-02 13.45.00
2012-01-02	2012-01-02 14.00.00
2012-01-02	2012-01-02 14.00.00
2012-01-02	2012-01-02 14.00.00
2012-01-02	2012-01-02 14.00.00
2012-01-02	2012-01-02 14.00.00
2012-01-02	2012-01-02 14.30.00
2012-01-02	2012-01-02 15.00.00
2012-01-02	2012-01-02 15.00.00
2012-01-02	2012-01-02 15.30.00

 

Jag kan enkelt räkna ut att det behövs 12 rum den här dagen, men hur kan jag beräkna det i Excel?

Hjälper en pivottabell? En IF-sats borde kunna skapas. Behövs ett makro?

 

Tack!

om vi antar att inskrtid ligger i kolumn B och tiderna är inskrivna i excels tidsformat, dvs på svenska:
2012-01-02 10:00 osv
*************
om dina Inkrtid är från en textfil och inte är konverterade til exceltider så kan du markera kolumnen och gå till SÖK/ERSÄTT [ctrl+h]
sök efter .
ersätt med :
ersätt alla
nu bör kolumnen vara excels riktiga datum/tidsformat som går att räkna med.
*************

Nu kan du skapa en hjälpkolumn som vi kan kalla MAXRUM (typ c-kolumnen). kopiera in den här formeln i C2 som du sedan kopierar ner till C7000

=ANTAL.OMF(B:B;">="&B2;B:B;"<="&B2+TIDVÄRDE("0:90"))

Om du vill vara snäll mot excel så sorterar du din lista och antat att det max är 100 rum och begränsar hur långt excel tvingas söka för varje rad (det skall trots allt upprepas 7000 ggr).

=ANTAL.OMF(B2:B100;">="&B2;B2:B100;"<="&B2+TIDVÄRDE("0:90"))

för varje bokning kollar den helt enkelt hur många bokningar som inträffar inom 90 minuter. Det högsta värdet för dagen borde då vara max antal rum den dagen (även om det är lockande att titta både fram och bak i tiden så borde det här blir rätt, även om tidpunkten med flest bokade rum inträffar senare än den tid som får maxvärdet).

Nu kan du använda din pivottabell.
ställ dig i din tabell, välj infoga->pivottabell
släpa besdat till radetikett och lägg MAXRUM som fält
högerklicka i pivottabellen och välj MAX istället för summa. Nu ser maximalt antal samtidiga rum varje dag.



ED:
PS:
Rent pedagogiskt är det kanske lättare att tänka tvärs om: Hur många tider påbörjade inom 90 minuter FÖRE en bokning? då vet man hur många rum som var upptagna vid varje mötesstart (+1 för det "egna" mötet). Då kanske det är enklare att se varför det högsta värdet den dagen är max antal rum
=ANTAL.OMF(B:B;"<="&B2;B:B;">="&B2-TIDVÄRDE("0:90"))